Puede que pienses que trabajas al máximo rendimiento con tu hoja Excel en la empresa. Sin embargo, la realidad es que no estás sacando ni el 25% de provecho que podrías obtener. Sí, es cierto que Excel es una gran herramienta por tres motivos sencillos: fácil de usar, buena organización y es gratuita.
Sin embargo, Excel a pesar de sus ventajas, puede limitarte en muchos aspectos. Si te has preguntado hasta ahora ¿Cómo Excel está matando a tu empresa? Nosotros te presentaremos algunos motivos por lo cual lo está haciendo lentamente.
No te preocupes, al final podrás juzgar por ti mismo, si quieres dejar de usar Excel o no. Pero es necesario hacer mención a la cantidad de empresas que han dejado de lado Excel. Mirar hacia nuevos horizontes para organizar la información de tus clientes y tener más éxito.
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Desventajas de seguir utilizando la hoja Excel
Las hojas Excel pueden ser una gran ayuda, es verdad, nadie lo puede negar. Sin embargo, cuando se trata de la organización, no es la mejor herramienta que podamos tener a la mano. Para integrar sistemas y automatizar procesos, no es el mejor recurso. Sobre todos si es trabajada por varias personas a la vez.
Para tener una mejor organización de la información de tu empresa: datos de usuarios, clientes, trabajadores, entre otros, lo mejor es un software. Una base de datos que te permite tener todo realmente organizado y con acceso restringido. Esta privacidad adicional, no te la puede brindar una Hoja Excel.
| El motivo por el cual Excel está matando a tu empresa es más sencillo de lo que puedas imaginar. Simplemente no te proporciona la información necesaria, procesada, cuándo y cómo la necesitas. |
Además, si no eres el único que trabaja con ella, ¿cómo controlas la cantidad de información que ven tus trabajadores?
¿Para qué estás usando Excel?
Sí, no podemos negar la cantidad de actividades y gestiones que podemos hacer con Excel. Sin embargo, el mundo está en constante evolución. Hay cientos de plataformas que te pueden ayudar con estas actividades que tú estás haciendo en una hoja Excel, por ejemplo:
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¿Excel puede ser utilizado para llevar a cabo todas estas actividades? ¡Por supuesto que sí! Pero, ¿Es la mejor herramienta para hacer cada una de estas actividades? Me temo que no. Y es aquí donde está el problema de las empresas que creen que Excel es multifuncional y en realidad no lo es.
Supongamos que haces al menos 4 de estas actividades en una Hoja Excel compartida. ¿No tienes que buscar la información a cada momento y analizarla tú mismo? ¿Tienes control de qué información ve cada quién? A continuación, presentaremos algunos motivos para olvidarte de Excel ¡y ver hacia el futuro!
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Modelo impreciso de trabajo
Sí, es cierto que en Excel puedes configurar el trabajo de tus productos de forma eficaz. Tan sencillo como entrar y colocar la información en las celdas y clasificarlas. Pero, ¿puede pertenecer a una gama de producto o a varias?
Excel no te permite establecer relación entre todos tus productos. El análisis corre por tu cuenta y puede ser un trabajo, en suma, agotador y largo. Y esta parte es fundamental para el rendimiento de tu negocio.
Errores en la información
Excel es para copiar, mover o introducir datos en una celda específica. ¿No te ha pasado que te has equivocado el colocar o mover una información y no te has percatado? Es un error bastante común en Excel. Y claro, es un error que puede traer grandes consecuencias si no se corrige a tiempo.
Esto no te va a suceder con un software, ya que este está configurado. Aquí puedes tener la información correcta en el lugar correcto. Nunca se producirá el cruce de costos y pedidos.
Búsqueda de información
¿Cuánta información tiene tu empresa y cuántas celdas puedes necesitar para toda ella? Ahora, al momento de buscar, ¿no se te puede hacer tedioso hacerlo por tu cuenta?
O en caso de que lo haga la búsqueda de Excel, puede tardar mucho tiempo. Esto no te sucederá con un software, que lo hace en cuestión de segundos y sin que tú, o tus empleados se esfuercen en ello.
Rentabilidad del trabajo
Excel es para introducir información, no para que este realice acciones. El Software, por el contrario, sí puede hacerte análisis metódicos bajo ciertas órdenes. Si por ejemplo queda poco stock de algún material, el software puede realizar el pedido a reposición del proveedor. ¡Claro, si así lo deseas!
Mejor trabajo en conjunto
¡Las hojas Excel compartidas son una maravilla! Muchos creen que compartirlas para que múltiples usuarios tengan acceso a la misma hoja, es una solución. La verdad es que esto no es así. Estas hojas Excel en línea limitan muchas funciones que, en el programa de ordenador, sí están disponibles. Además, no todos los empleados lo usan correctamente dando la oportunidad al desorden de información y retrasos en todos tus procedimientos de comunicación interna y externa.
Esto no sucede con un software, ya que permite ofrecer las mismas funciones, compartiendo la información. Por lo tanto, te facilita y agiliza el trabajo, sobre todo si es en colaboración con un equipo. ¡El control de la información es una gran oportunidad para tu empresa!
Mayor y mejor seguridad
Esa hoja Excel puede ser modificada por cualquier usuario que tenga acceso a ella. Si lo piensas bien, esto no es tan útil como puede parecer. Nadie quita que por algún error o mal intención adrede, te cambien la información.
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En un software, tienes la potestad de decirle al programa quién puede hacer qué acción y quien no. Es decir, delegas con el programa, las distintas acciones que cada usuario con acceso a esta, puede realizar. Así obtendrás un mayor control de la información que tienes sobre tu empresa. |
Rentabilidad
¿Qué tan seguro estás de la constancia de funcionamiento de tu Hoja Excel? ¿Será útil dentro de unos años? O mejor aún ¿será rentable si Microsoft cambia de versión? Si tu empresa tiene mayor demanda, ¿Excel seguirá cumpliendo su función de forma eficaz?
A todas estas preguntas la respuesta es la misma, no. El rendimiento de sostenibilidad será el mínimo. Por lo tanto, un sistema CRM es la mejor opción, porque estará en constante actualización. Todo ello sin poner en riesgo toda la información de tu trabajo.
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¿Puedes costearlo?
La respuesta ante el costo de una hoja Excel parece ser sí, pero la verdad es que es engañosa esta duda. ¿Realmente puedes invertir tiempo extra modificando la información de la hoja? El tiempo es dinero y esto puede convertirse más en pérdida que otra cosa… La pérdida de tiempo sólo retrasará procesos los cuales se convierten en malas experiencias para tus clientes y proveedores.
El software que utilices puede ser gratuito o de pago. Ya es elección de lo que necesites para tu empresa. A esta razón es necesario comentar que te brinda herramientas que te permitan agilizar tu trabajo. Es decir, menos tiempo frente al computador, organizando celdas en una hoja Excel.
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Conclusión: Excel está matando a tu empresa
Realmente si quieres estar prevenido para el crecimiento de tu empresa, es mejor que vayas mirando los horizontes. Tú quieres crecer y expandirte. Una Hoja Excel no te brindará el mejor soporte a la hora de trabajar. Necesitas las herramientas necesarias para agilizar el trabajo.
Ya sabes que Excel está matando a tu empresa y que un software puede ser la mejor solución ante el problema. Por lo tanto, tienes que ir considerando de una vez, qué programa escoger. Si caíste en cuenta con algunos de estos motivos, ¡es mejor que te vayas olvidando de Excel!
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