Optimizar el tiempo y terminar el día como lo planeaste al inicio resulta ser un poco difícil porque hay factores de distracción e imprevistos que te impiden ser eficiente. El e-mail es una herramienta efectiva de comunicación pero ha creado dependencia en los trabajadores y en ocasiones, eso impide concentrarse y enfocarse en las tareas.
La falta de productividad puede causar estrés y eso no es bueno para tu salud y tampoco es un beneficio en el trabajo porque eso únicamente contribuye a que realices con menos concentración las tareas y en ocasiones, también un trabajo de mala calidad.
Por lo tanto, si quieres conocer cómo ser más eficiente, a continuación encuentras 7 técnicas para ser eficiente en tu trabajo. ¿Quieres conocerlas? ¡Continúa!
1. Lista las tareas
No hay nada mejor para recordar o planear que hacer una lista, por esa razón, el primer día de la semana o todas las mañanas toma algunos minutos para anotar las tareas que tienes pendientes y que debes realizar en la semana. Utiliza post-it, un tablero digital e incluso tu smartphone.
Iniciar la semana con el pie derecho te puede ayudar a cumplir todas las tareas, tomar unos minutos de descanso y también planear las que no esperabas.
2. Intenta con la técnica de Jay Shirley
Esta técnica tiene el nombre de la persona que inventó una aplicación para crear hábitos y así ser más productivos. La aplicación consiste en realizar una lista de tareas básicas y obligatorias, divididas en “Yo necesito”, “Yo debería” y “Yo quiero”. En la primera sección se encuentran las tareas que debes hacer y que tienen impacto en el trabajo o la vida diaria, la siguiente (yo debería) son las tareas que realizarás y que son importantes para cumplir metas a largo plazo. En la última sección (yo quiero) debes escribir lo que quieres hacer porque te gusta y lo disfrutas. De esta manera combinas diariamente tus obligaciones con lo que realmente te gusta hacer.
Es importante que el siguiente día analices si el trabajo del día anterior te hizo realmente feliz, si el resultado es positivo, es señal que estás utilizando muy bien esta técnica y realizando muy bien tu trabajo.
3. Sigue el método Eisenhower
Este método busca la productividad de las personas y consiste en un cuadrado con cuatro secciones que se utilizan para establecer prioridades. En cada una de las secciones se establecen las tareas según la prioridad ya que hay algunas que son urgentes e importantes, otras son urgentes y no importantes, importantes pero no urgentes y las que no son ni urgentes, ni importantes.
En la primera sección deben estar las tareas que tienes que hacer, en la segunda y tercera las que puedes delegar o retrasar y en la última las que se pueden eliminar, pero no por completo, sino por el momento.
Para aplicar este método necesitas invertir tiempo, pero seguramente los resultados serán muy positivos si lo implementas bien. ¡Inténtalo!
4. Aplica la técnica Pomodoro
Esta técnica para administrar el tiempo fue creada por Francesco Cirillo y consiste en trabajar sin distracciones durante 25 minutos (a esto se le llama Pomodoro), luego descansar 5 y después de trabajar cuatro pomodoros ó 100 minutos de trabajo, puedes descansar 15. Este tiempo lo puede utilizar para caminar, salir o realizar algo diferente y lejos del ordenador.
Si aún no sabes cómo empezar, hay aplicaciones y sitios web que te pueden ayudar a llevar a cabo esta técnica como It´s Pomodoro Time, Team Viz y Tomato timer.
5. Toma en cuenta la técnica del Batching
Trabajar de forma repetitiva hace que el cerebro sea más efectivo y productivo. En base a esta premisa, se crea esta técnica que consiste en agrupar tareas similares en una misma sesión de trabajo.
6. Intenta el método Sam Carpenter
Para aplicar este método también necesitas invertir un poco de tiempo ya que tienes que observar el trabajo que realizas y la productividad del día, ponerle una calificación de 1 a 10 a cada horario y luego determinar cuál es el horario ideal para trabajar. Esto lo debes realizar porque no todos son productivos a la misma hora, algunos son mañaneros mientras que otros son nocturnos.
Luego que has determinado esto, realiza las tareas más importantes o con mayor complejidad en la jornada que eres más eficiente. De esa manera avanzas rápidamente con tus proyectos y eres más productivo.
7. Prueba ser un defensor del anti “To-Do”
Mientras que algunos se sienten bien haciendo una lista de cosas por hacer, otros piensan que son demasiadas y que la lista nunca acabaría, algo que los desmotiva y estresa. Por lo tanto, si estás cansado de hacer listas y consideras que no funciona para ser productivo, entonces aplica el anti “to-do”, esto consiste en realizar al final del día, una lista de todas las tareas que realizaste. Con esto te darás cuenta que fuiste muy productivo, el estrés desaparecerá y te sentirás motivado a pesar que aún tengas algunos pendientes.
Además de estas técnicas no olvides que puedes comenzar el día antes de la jornada normal, delegar y en ocasiones, ignorar los mails para ser más productivo. Intenta aplicar cualquiera de estas técnicas y cuéntanos si ha sido efectiva. ¡Éxito!
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