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Para que una empresa, sea grande o pequeña, el manejo de datos y de información es una parte esencial para su óptimo funcionamiento. Estos procesos bien llevados favorecen las ventas y la relación individual con los clientes. De allí que las empresas se hacen de herramientas que les faciliten los mismos.

Por años, la herramienta líder para ejecutar estas funciones fue Excel. La razón de ello fue su fácil acceso y operatividad, así como también su bajo costo. Sin embargo, como suele suceder, los avances tecnológicos no se detienen y Excel se ha convertido en un mecanismo poco funcional para las necesidades de las empresas en la actualidad.

Aunado a ello, ha surgido en el ramo empresarial sistemas más eficientes para manejar estos procesos. Se trata de los CRM (Customer Relationship Management) por sus siglas en inglés. Pero, ¿vale la pena migrar de Excel a un CRM moderno y fácil de usar?  Veamoslo…

¿Por qué Excel es cosa del pasado?

Años atrás cualquier negocio que salía al mercado veía en Excel a un gran aliado. Es que esta clásica hoja de cálculos resulta ideal para hacer un cálculo rápido o tener a mano una dirección electrónica.

Si se cuenta además que es de fácil manejo, accesible y representa un bajo costo para la empresa ¿por qué no implementarla? La razón es sencilla. Todo estará bien con Excel hasta que tu negocio despegue y necesites colaboración y mayor amplitud en el manejo de datos.

Es que a medida que la empresa maneje una cartera mayor de clientes, de los cuales necesites más datos, Excel ya no será beneficioso para tu empresa. Por el contrario, se volverá una herramienta qué dificultará y atrasará las operaciones y el buen funcionamiento de tu negocio. He aquí las causas de ello:

 

 

¿Por qué migrar de Excel a un CRM moderno y fácil de usar?

  • Poca administración y acceso de datos
  • La información que contiene no es en tiempo real
  • Facilita la pérdida de tiempo y los errores
  • Es hora de migrar a un CRM modern y fácil de usar
  • Ventajas de usar un CRM vs un Excel
  • Un sistema totalmente automatizado
  • Agrupación de diversas herramientas
  • Informes avanzados
  • Integración con otro software
  • Datos seguros
  • Más versatilidad

 

Poca administración y acceso de datos

Como es una hoja sencilla de cálculos, Excel sólo permite tener acceso manual a una cantidad limitada de datos. Pero a través de ella no se puede conocer detalladamente el perfil de los clientes ni información como: cuál, y de qué tamaño es tu negocio, qué activos tienes o cuáles son tus necesidades.

Esta falta de control y seguimiento acarrea como consecuencia pérdida de tiempo y por ende de clientes. Pues no será posible adelantarse a sus requerimientos y este, tarde o temprano migrará hacia una empresa que lo conozca.

La información que contienen no es en tiempo real

Excel siempre ha resultado ideal para acumular información. Pero, si se trata de tener un balance en tiempo real de la misma, su función es nula. Esto se debe a que los datos que se maneja a través de este sistema son limitados y no pueden ser compartidos entre departamentos, es aquí donde los departamentos trabajan individualmente entre ellos, y por ende sus resultados no son los mismos.

Es decir que cada una de las áreas de una empresa maneja una información específica o su propia base de datos. De tal manera que la información que hay en un departamento puede ser más reciente de la que hay en otro.  Esto genera retraso a la hora de querer datos actualizados de ventas o clientes.

Facilita la pérdida de tiempo y los errores

Cada dato que se anexa a Excel debe ser introducido de forma manual, es decir, no es un proceso automatizado. Esto en primer lugar genera pérdida de tiempo y por ende de clientes.

Pongamos este ejemplo. Generalmente en una empresa, una sola persona se encarga de llenar las planillas Excel de seguimiento de ventas y clientes. Pero para hacerlo requiere solicitar información en diferentes áreas, un proceso que puede resultar agotador y por demás indeficiente, ya que será difícil llegar a conclusiones generales o específicas de la información.

Sumado a ello, esta falta de automatización hace más factible que se cometan errores o que no haya precisión en los datos. Esto por supuesto viene a suponer un grave inconveniente. Pues al no tener datos reales de los clientes será imposible contactarlos y atenderlos según sus necesidades. Provocando una mala imagen de la empresa.

Es hora de migrar a un CRM moderno y fácil de usar

Ante todos estos inconvenientes de Excel y para mejorar el rendimiento de tu empresa lo mejor es migrar hacia un sistema CRM.  Pero ¿de qué se trata esta herramienta?

 

 

Cuando se habla de un CRM se habla de un sistema o software totalmente automatizado. Las empresas a bases de datos lo emplean para observar y tramitar relaciones con sus clientes o potenciales clientes. La razón de ello es que permite tener toda la información en un mismo lugar y en tiempo real.

 

Estas dos cualidades han hecho que hoy por hoy, muchas empresas hayan migrado a un CRM. Gracias a ello, han reportado mejoras en sus potencialidades, optimizando sus procesos de ventas y relaciones con los clientes. Lo que conlleva al crecimiento y rentabilidad de tu negocio.

Esto es posible gracias a que con esta herramienta se tiene la posibilidad de ver en tiempo real los reportes de su directorio. Informando a detalle en qué estado se encuentran los proyectos que tienen en cartera y darle seguimiento a los clientes y vendedores. Pero detallemos qué otras ventajas tiene un CRM sobre Excel.

 

Ventajas de usar un CRM vs un Excel

Un sistema totalmente automatizado

El CRM es un sistema completamente automatizado. En consecuencia, cada uno de los datos que introduces en el se conecta con otros.  Por ejemplo, al introducir una información sobre un cliente, puedes tener acceso a otros datos de su perfil. También te puede llegar un correo electrónico.

Esto no sucede con Excel, donde cada dato es anexado de manera manual y renglón por renglón. Sin que exista una conexión entre ellos y sin que se generen alertas por ellos. Con Excel te puedes dar cuenta de nuevos clientes después de cierto tiempo.

Agrupación de diversas herramientas

Una de las cualidades de un sistema de la gestión de las relaciones con los clientes es que agrupa diversas herramientas. Por lo tanto, a diferencia de Excel no necesitas tener aparte un software de llamadas, calendario ni correo electrónico. Sino que todo lo puedes realizar desde este sistema unificando de manera general y  detallada las actividades que se realizan en tu empresa.

Informes más avanzados

Si tienes una empresa de ventas y requieres de informes que incluyan plantillas y datos complejos, no podrás obtenerlos con Excel. Pues esta herramienta de Microsoft tiene límite en la cantidad de datos que puede cuantificar o manejar.

Esto no sucede con los CMRs, pues este sistema permite generar una gran cantidad de datos. Y lo mejor es que estos pueden ser presentados de distintas maneras, incluso a través de plantillas de fácil uso dispuestas para ese fin.

Integración con otro software

Para las empresas, especialmente las de ventas, es muy beneficioso que su sistema de datos esté integrado a otro software empresarial. Esto no lo pueden hacer con Excel, pero si con un CRMs de ventas.

Gracias a ello, pueden automatizar el flujo de informaciones y aplicaciones, entre ellas correos electrónicos y hasta el Facebook. De tal manera que desde estos se puedan administrar las ventas o recibir alertas con cada visita.

 

Datos seguros

Los datos introducidos en estos sistemas, quedan completamente asegurados de diferentes maneras. Es decir, el riesgo de que se pierdan o puedan ser compartidos sin consentimiento, es prácticamente nulo. Esto es una garantía para la privacidad del cliente y la de tu empresa. Cualidad que no es posible con Excel.

 

Más versatilidad

A diferencia de Excel, esta herramienta permite personalizar y crear un perfil según tu gusto. También puede ser compartido entre los miembros de un mismo equipo, lo que fomenta la colaboración e integración. Además, a través de el se puede hacer seguimientos de correos electrónicos, eventos y clientes.

Sin duda, todo esto hace los CRMs a través de sus herramientas completas y versátiles. Su funcionamiento conlleva a una mejor organización de la empresa y disminución en la pérdida de tiempo. Todo ello genera un efecto positivo en la productividad y crecimiento del cualquier negocio. ¡Toma decisiones que beneficiente a tu empresa!

 

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